Jeder Unternehmer muss ab 2025 technisch zum Empfang der E-Rechnung bereit sein. Unternehmer ist, wer nachhaltig Leistungen gegen Entgelt mit Einnahmenerzielungsabsicht ausführt. Hierzu gehören nicht nur klassische Gewerbetreibende, Land- und Forstwirte oder Selbständige, sondern u. a. auch Vermieter, Ärzte und Kleinunternehmer.

Die EU möchte für die Umsatzsteuer europaweit ein Meldesystem einführen, um den grenzüberschreitenden Handel zu vereinfachen und insbesondere den Umsatzsteuerbetrug zu unterbinden. Es soll im Jahr 2028 nach dem bisherigen Zeitplan europaweit in Kraft treten. Grundlage für das Meldesystem ist eine elektronische Rechnungsstellung auf Unternehmerebene. In einigen EU-Ländern ist die E-Rechnung bereits im Einsatz – so zum Beispiel in Italien.

Die E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Um europaweit einen einheitlichen technischen Standard zu etablieren, wurde seitens der EU eine Norm (CEN 16931) für das Datenformat zur elektronischen Rechnungsstellung als Standard entwickelt. Diese Norm ist in Deutschland gesetzlich festgeschrieben worden. Welche Pflichtangaben eine Rechnung enthalten muss, bleibt unverändert.

Bisher erfüllen bereits die sogenannte XRechnung oder eine ZUGFeRD-Rechnung die technischen Voraussetzungen. Die XRechnung enthält lediglich eine XML-Datei. Diese kann nicht ohne Weiteres am Bildschirm gelesen werden. Hierzu sind spezielle Viewer notwendig. Die ZUGFeRD-Rechnung hingegen kombiniert die XML-Datei mit einem PDF, das sich am Bildschirm lesen lässt. Hinweis: Ein PDF ist keine E-Rechnung – die XML-Datei ist maßgeblich.

Schon bisher sind Unternehmer grundsätzlich berechtigt, eine Rechnung auszustellen, wenn sie eine Leistung ausführen. Erbringen sie diese Leistung an einen anderen Unternehmer (B2B-Leistung), sind sie zur Rechnungsstellung verpflichtet. Für das Ausstellen haben Unternehmer sechs Monate Zeit. Neu ist: Wenn leistender Unternehmer und Leistungsempfänger in Deutschland ansässig sind, gilt die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung.

Die Übermittlung der E-Rechnung muss in elektronischer Form erfolgen. Hierfür kommt beispielsweise der Versand per E-Mail, die Bereitstellung der Daten mittels einer elektronischen Schnittstelle oder die Möglichkeit des Downloads über ein (Kunden-)Portal in Betracht. Für den Empfang reicht es aus, wenn der Rechnungsempfänger ein E-Mail-Postfach zur Verfügung stellt.

Die Verpflichtung zur E-Rechnung tritt am 01.01.2025 in Kraft. Aufgrund des zu erwartenden Umstellungsaufwandes für die Unternehmen gibt es Übergangsregelungen:

Bis Ende 2026 dürfen weiterhin Papierrechnungen übermittelt werden. Auch auf elektronischem Weg übermittelte Rechnungen, die nicht dem standardisierten Format entsprechen, bleiben zulässig (beispielsweise ein PDF). Unternehmen, die im Jahr 2026 einen Jahresnettoumsatz von maximal 800.000 Euro erzielen, können diese Übergangsregelung auch im Jahr 2027 nutzen. Für alle anderen Unternehmen gilt: Ab 01.01.2027 ist die E-Rechnung verpflichtend. Das gilt auch für Abrechnungen im Wege der Gutschrift. Hinweis: Bis Ende 2028 dürfen Rechnungen oder Gutschriften, die nicht dem neuen standardisierten Format entsprechen, genutzt werden, wenn die Übermittlung mittels elektronischem Datenaustausch (EDI-Verfahren) erfolgt.

Nicht betroffen sind Kleinbetragsrechnungen bis zu 250 Euro sowie Fahrausweise. Eine weitere Ausnahme gilt für bestimmte umsatzsteuerfreie Leistungen. Hierzu gehört unter anderem die umsatzsteuerfreie Vermietung oder Verpachtung. Aber aufgepasst: Wenn die Vermietung oder Verpachtung freiwillig umsatzsteuerpflichtig behandelt wird, gilt auch insoweit die Pflicht zur E-Rechnung. Die häufig in der Praxis als Rechnung genutzten Miet- oder Pachtverträge entsprechen nicht den gesetzlichen Anforderungen. Es müssen in diesen Fällen E-Rechnungen spätestens nach Ablauf der Übergangsregelungen erstellt werden.

Weitere Ausnahmen sieht das Gesetz nicht vor. Somit fallen grundsätzlich auch Kleinunternehmer oder pauschalierende Land- und Forstwirte unter die Verpflichtung der Verwendung einer E-Rechnung bei B2B-Leistung. 

Übrigens: Rechnungen an Endverbraucher (B2C-Leistung) sind dauerhaft nicht betroffen.

Grundsatz: Ab 01.01.2025 müssen alle Unternehmer zum Empfang der E-Rechnung bereit sein. Das gilt zum Beispiel auch für Kleinunternehmer, pauschalierende Land- und Forstwirte, Vermieter, Ärzte etc. Denn wenn ein Rechnungsaussteller die gesetzlichen Ausnahmen nicht erfüllt oder die Übergangsregelungen nicht in Anspruch nimmt, müssen die Empfänger bereits in der Lage sein, E-Rechnungen mindestens empfangen und archivieren, bestenfalls ergänzend elektronisch verarbeiten zu können. 

Der Vorsteuerabzug ist an die XML-Datei geknüpft. Nur eine ordnungsgemäße E-Rechnung berechtigt den Empfänger künftig zum Vorsteuerabzug. Der Papierausdruck einer E-Rechnung ist aus umsatzsteuerlicher Sicht nichts wert. Großes Augenmerk gilt daher der dauerhaften Archivierung sämtlicher empfangener E-Rechnungen.

Die Bereitschaft zur Veränderung der Arbeitsprozesse rund um den Rechnungseingang und Rechnungsausgang sollte Einzug in die Unternehmen halten. Prozessabläufe wie Rechnungsfreigabe, Zahlungen und Übermittlung an den Steuerberater sollten zwingend digitalisiert werden – ggf. mit Hilfe neuer Softwareprodukte unter Unterstützung eines IT-Dienstleisters. 

Neben der Schaffung der technischen Voraussetzungen ist die Qualität der Stammdaten (Kreditoren und Debitoren) für die erfolgreiche Implementierung und dauerhafte Nutzung der E-Rechnung von entscheidender Bedeutung. Stammdaten müssen stets aktuell sein. Nur mit dauerhaft gepflegten Stammdaten können E-Rechnungen versandt, empfangen, weiterverarbeitet und nach gesetzlichen Vorschriften archiviert werden.